Privacy Policy — Charlie’s Hoogstraten
Laatste update: april 2025
Bij Charlie’s hechten we veel waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ze gebruiken en hoe we jouw privacy beschermen.
1. Wie zijn wij?
Charlie’s Hoogstraten
Minderhoutsestraat 2B
2320 Hoogstraten
E-mail: info@charlieshoogstraten.be
Charlie’s is een coworkingspace waar mensen samenkomen om te werken, te ontmoeten en elkaar te inspireren. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens.
2. Welke gegevens verzamelen we?
We verzamelen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor onze werking, waaronder:
Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam
Facturatiegegevens: adres, btw-nummer, betalingsinformatie
Gebruiksgegevens: reserveringen, inloggegevens voor wifi of printsysteem, gebruik van vergaderruimtes
Communicatiegegevens: berichten via e-mail of contactformulieren
Bezoekgegevens website: via cookies (zie punt 7)
3. Waarom verzamelen we deze gegevens?
Wij verwerken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:
Om jouw reservatie of lidmaatschap correct te verwerken
Voor facturatie en administratieve doeleinden
Om je toegang te geven tot de faciliteiten van Charlie’s
Voor communicatie over je reservatie, events of updates
Om de veiligheid en goede werking van onze coworkingspace te waarborgen
Om onze dienstverlening te verbeteren
4. Op basis van welke rechtsgrond?
We verwerken jouw gegevens op basis van:
De uitvoering van een overeenkomst (bijv. reservatie of lidmaatschap)
Wettelijke verplichtingen (zoals boekhouding)
Gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging of optimalisatie van de dienstverlening)
Jouw toestemming (voor bijv. marketingmails)
5. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk:
Klantgegevens: maximaal 7 jaar na laatste gebruik, omwille van boekhoudkundige verplichtingen
Nieuwsbriefinschrijvingen: tot uitschrijving
Websitegebruik: volgens geldende cookie-instellingen (zie punt 7)
6. Delen wij jouw gegevens met derden?
Wij delen jouw gegevens niet met derden, tenzij:
Dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten (bijv. boekhouder of IT-partner)
Wij hier wettelijk toe verplicht zijn
Jij ons daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven
Wij zorgen er steeds voor dat deze partijen jouw gegevens veilig en vertrouwelijk behandelen.
7. Cookies en websitegebruik
Onze website maakt gebruik van cookies om de gebruikservaring te verbeteren. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de site. Voor analytische of marketingcookies vragen we steeds jouw toestemming.
Je kunt je cookie-instellingen op elk moment aanpassen via je browserinstellingen.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
Jouw gegevens in te kijken
Gegevens te laten aanpassen of verwijderen
Bezwaar te maken tegen verwerking
Je toestemming in te trekken
Gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur ons dan een e-mail via info@charlieshoogstraten.be. We reageren binnen 30 dagen.
9. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.
10. privacy policy Spacebring
Company name: Spacebring Sp. z o.o.
Website: spacebring.com
Purpose: provision of shared space software services
Spacebring Privacy policy: https://www.spacebring.com/privacy/
Bedankt voor je vertrouwen in Charlie’s.
Samen zorgen we voor een veilige en aangename werkplek.
Privacy Policy — Charlie’s Hoogstraten
Last updated: April 2025
At Charlie’s, we value your privacy. In this privacy statement, we explain what data we collect, why we collect it, how we use it, and how we protect your privacy.
1. Who are we?
Charlie’s Hoogstraten
Minderhoutsestraat 2B
2320 Hoogstraten, Belgium
Email: info@charlieshoogstraten.be
Charlie’s is a coworking space where people come together to work, connect, and inspire each other. As part of our services, we process personal data.
2. What data do we collect?
We only collect data necessary for our operations, including:
Identification data: name, email address, phone number, company name
Billing data: address, VAT number, payment information
Usage data: bookings, login information for Wi-Fi or printing system, use of meeting rooms
Communication data: messages via email or contact forms
Website visit data: via cookies (see section 7)
3. Why do we collect this data?
We process your data for the following purposes:
To process your booking or membership correctly
For billing and administrative purposes
To grant you access to Charlie’s facilities
For communication regarding your booking, events, or updates
To ensure safety and proper functioning of the coworking space
To improve our services
4. On what legal basis do we process your data?
We process your data based on:
The performance of a contract (e.g., booking or membership)
Legal obligations (e.g., accounting)
Legitimate interest (e.g., security or service improvement)
Your consent (e.g., for marketing emails)
5. How long do we retain your data?
We do not retain personal data longer than necessary:
Client data: up to 7 years after last use, for accounting purposes
Newsletter subscriptions: until unsubscribed
Website usage data: according to active cookie settings (see section 7)
6. Do we share your data with third parties?
We do not share your data with third parties, unless:
It is necessary for the execution of our services (e.g., accountant or IT partner)
We are legally required to do so
You have given us explicit permission
We ensure that these parties handle your data safely and confidentially.
7. Cookies and website usage
Our website uses cookies to improve the user experience. Functional cookies are essential for the website to operate properly. We will always request your permission for analytical or marketing cookies.
You can change your cookie preferences at any time via your browser settings.
8. Your rights
You have the right to:
Access your data
Have your data corrected or deleted
Object to data processing
Withdraw your consent
Request data portability
To exercise any of these rights, send an email to info@charlieshoogstraten.be. We will respond within 30 days.
9. Data security
We take appropriate technical and organizational measures to protect your data from loss, misuse, or unauthorized access.
10. privacy policy Spacebring
Company name: Spacebring Sp. z o.o.
Website: spacebring.com
Purpose: provision of shared space software services
Spacebring Privacy policy: https://www.spacebring.com/privacy/
Thank you for placing your trust in Charlie’s.
Together, we create a safe and inspiring workplace.